Google Workspace vs Microsoft 365: wat kies je?

Google Workspace vs Microsoft 365: wat kies je?

Als ondernemer heb je productiviteitssoftware nodig voor e-mail, documenten, spreadsheets en samenwerking. De twee grote spelers zijn Google Workspace (vroeger G Suite) en Microsoft 365 (vroeger Office 365). Welke is de beste keuze voor jouw bedrijf? In dit artikel vergelijk ik beide platforms eerlijk.

Wat is Google Workspace?

Google Workspace is een pakket van cloud-gebaseerde productiviteitstools van Google. Het bevat Gmail voor zakelijke e-mail op je eigen domein, Google Drive voor cloudopslag, Google Docs, Sheets en Slides voor documentbewerking, Google Meet voor videovergaderingen en Google Calendar voor agenda-beheer. Alles draait in de browser en is altijd up-to-date.

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is het abonnementsaanbod van Microsoft voor Office-software. Het bevat Outlook voor e-mail, OneDrive voor cloudopslag, Word, Excel en PowerPoint als desktop- en webapplicaties, Teams voor communicatie en samenwerking, en SharePoint voor documentbeheer. Microsoft 365 kan zowel in de browser als als desktop applicatie gebruikt worden.

De eerlijke vergelijking

Prijs

Google Workspace Business Starter kost €6 per gebruiker per maand. Microsoft 365 Business Basic kost vergelijkbaar. Bij hogere plannen zijn de prijzen vergelijkbaar. Beide platforms verhogen hun prijzen regelmatig.

Bekendheid en compatibiliteit

Microsoft Office is de standaard in het bedrijfsleven. Word, Excel en PowerPoint zijn de meest gebruikte office-applicaties ter wereld. Als je veel samenwerkt met andere bedrijven die Microsoft Office gebruiken, is compatibiliteit een belangrijk voordeel van Microsoft 365. Google Docs kan Word-bestanden openen en bewerken, maar er kunnen kleine opmaakproblemen optreden bij complexe documenten.

Gebruiksgemak en samenwerking

Google Workspace is intuitiever en makkelijker in gebruik voor de meeste mensen, zeker voor samenwerking en real-time documenten bewerken. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken zonder versieconflicten. Microsoft 365 heeft vergelijkbare samenwerkingsfuncties maar is traditioneel meer gericht op individueel gebruik.

E-mail en agenda

Gmail is voor veel mensen intuïtiever dan Outlook. Outlook heeft meer geavanceerde functies voor e-mailbeheer en integratie met andere Microsoft-toepassingen. Google Calendar is eenvoudiger in gebruik, terwijl Outlook Calendar meer geavanceerde planningsfuncties biedt.

Het alternatief: een eigen NAS

Zowel Google Workspace als Microsoft 365 hebben hogere kosten naarmate je team groeit. Een interessant alternatief voor bedrijven die hun datakosten willen beheersen is een eigen NAS-systeem. Met een Synology NAS heb je je eigen cloudopslag en betaal je alleen eenmalige hardware- en installatiekosten plus een laag maandbedrag voor beheer. Op de lange termijn significant goedkoper dan €6 tot €12 per gebruiker per maand.

Mijn aanbeveling

Voor kleine bedrijven die voornamelijk in de browser werken en samenwerking belangrijk vinden, is Google Workspace de beste keuze. Voor bedrijven die sterk afhankelijk zijn van geavanceerde Excel- en Word-functionaliteit of nauw samenwerken met grote bedrijven die Microsoft gebruiken, is Microsoft 365 de logischere keuze.

Conclusie

Zowel Google Workspace als Microsoft 365 zijn uitstekende platforms met elk hun eigen sterke punten. De keuze hangt af van je specifieke behoeften, je team en de bedrijven waarmee je samenwerkt. Wil je onafhankelijk zijn van grote techbedrijven? Overweeg dan een eigen NAS-oplossing als alternatief voor cloudopslag.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande e-mails meenemen als ik overstap van Microsoft naar Google of andersom?

Ja, e-mailmigratie is mogelijk. Google en Microsoft bieden beide migratiehulpmiddelen. Het is een technisch proces dat zorgvuldig moet worden uitgevoerd om geen e-mails te verliezen. Professionele begeleiding is aan te raden voor grotere migraties.

Is Google Workspace veilig genoeg voor bedrijfsgevoelige data?

Google Workspace voldoet aan strenge veiligheidsnormen inclusief ISO 27001 certificering en GDPR compliance. Voor de meeste bedrijven is de beveiliging meer dan voldoende. Als je echter hoge dataprivacy-eisen hebt (juridische of medische sector), overweeg dan een eigen oplossing.

Kan ik gratis van Google Workspace of Microsoft 365 profiteren?

Google biedt een gratis versie van Google-tools (Gmail, Drive) voor persoonlijk gebruik. Voor zakelijk gebruik op je eigen domein heb je een betaald Google Workspace abonnement nodig. Microsoft 365 heeft geen gratis zakelijke versie maar biedt wel gratis webversies van Office-applicaties.

Wat gebeurt er met mijn data als ik mijn abonnement opzeg?

Bij Google Workspace heb je na opzegging nog 60 dagen toegang om je data te exporteren. Bij Microsoft 365 is dat 90 dagen. Exporteer je data altijd voor je opzegt. Dit is ook een reden waarom een eigen NAS-oplossing interessant is: je data is altijd volledig van jou.

Wat is de beste keuze voor een ZZP'er?

Voor een ZZP’er is Google Workspace Business Starter (€6/maand) een uitstekende en betaalbare keuze voor zakelijke e-mail op eigen domein en cloudopslag. Als je budget nog kleiner is, is een gratis Gmail account voor persoonlijk gebruik gecombineerd met je eigen hosting voor e-mail ook mogelijk.