Cloudkosten lopen zelden op door één dure keuze. Ze lopen op doordat er steeds iets bijkomt en er nooit iets af gaat. Hieronder de vijf plekken waar ik dat het vaakst tegenkom.
1. Licenties voor mensen die er niet meer werken
Dit is de grootste en de makkelijkste. Iemand gaat weg, het account blijft staan en de licentie loopt door. Bij ongeveer dertien euro per persoon per maand is dat per vertrokken medewerker meer dan honderdvijftig euro per jaar voor niets.
Loop één keer per kwartaal de gebruikerslijst door en vergelijk hem met wie er echt werkt. Zet je een account uit, zorg dan wel dat de bestanden eerst overgezet zijn, anders koop je later een probleem terug.
2. Een duurder pakket dan je gebruikt
Microsoft en Google verkopen pakketten in lagen. De duurdere lagen bevatten dingen als geavanceerde beveiliging, archivering en analyse. Nuttig als je ze gebruikt. Veel bedrijven zitten in een dure laag omdat iemand ooit voor de zekerheid de middelste optie koos.
Kijk wat er in jouw laag zit dat je niet aanraakt. Zit daar niets tussen wat je nodig hebt, dan is een laag lager honderden euro’s per jaar schelen bij een handvol gebruikers.
3. Opslag die niemand opruimt
Opslag is goedkoop per gigabyte en daardoor merkt niemand het. Tot je over de grens van je pakket gaat en je een stap omhoog moet. De grootste vervuilers zijn meestal oude videobestanden, meerdere kopieën van dezelfde map en de prullenbak die nooit geleegd wordt.
4. Abonnementen die naast elkaar draaien
Een bedrijf betaalt voor Teams en gebruikt WhatsApp. Of voor Dropbox en OneDrive tegelijk, omdat de een ooit ingevoerd is en de ander erbij kwam. Twee keer betalen voor hetzelfde is het makkelijkst te vinden door simpelweg je bankafschriften van een jaar door te lopen en elke terugkerende afschrijving te benoemen.
5. Groei die je niet had zien aankomen
Het prijsmodel per gebruiker per maand betekent dat je kosten meegroeien met je personeel. Dat is eerlijk zolang je klein bent. Ga je van vijf naar vijftien mensen, dan verdrievoudigen die kosten en verandert er aan de dienst zelf niets.
Op een bepaald punt wordt eigen opslag met een NAS goedkoper, omdat de kosten daar niet per persoon meelopen. Waar dat punt precies ligt verschilt per bedrijf. De rekensom staat in het artikel over eigen cloud met een NAS.
Begin bij de afschrijvingen
Voordat je iets verandert: zet elke terugkerende afschrijving van het afgelopen jaar op een rij en schrijf erbij wie hem gebruikt. Bij bijna elk bedrijf zit daar iets tussen waarvan niemand meer weet waarom het er is. Dat is de goedkoopste besparing die er bestaat, want hij kost je alleen een uur.
Veelgestelde vragen
Waar begin ik als ik geen idee heb wat ik betaal?
Bij je bankafschriften van het afgelopen jaar. Zet elke terugkerende afschrijving op een rij en schrijf erachter wie hem gebruikt. Bij bijna elk bedrijf staat daar iets tussen waarvan niemand meer weet waarom het er is.
Is een NAS altijd goedkoper dan de cloud?
Nee. Bij een handvol gebruikers is de cloud vrijwel altijd goedkoper, omdat je geen apparaat hoeft te kopen. Het omslagpunt komt als je personeel groeit, want de cloudkosten lopen per persoon mee en die van een NAS niet.
Wat kost het om een licentie van iemand die weg is te laten staan?
Bij ongeveer dertien euro per persoon per maand is dat ruim honderdvijftig euro per jaar per vertrokken medewerker. Loop de gebruikerslijst elk kwartaal door, en zet de bestanden over voordat je een account uitzet.
Je eigen cloud?
Je bestanden op eigen hardware in plaats van bij Google of Microsoft. Komt er iemand bij in je team, dan verandert er niets aan je kosten.
